Leistung von Neuland IT Solutions für Betriebe in Ostfriesland
E-Mail-Archivierung:revisionssichere Aufbewahrung von E-Mails.
Aufbewahrung Ihrer Geschäftsmails nach GoBD und § 147 AO, automatisch, durchsuchbar und mit schlanken Postfächern.
Ausgangslage
Wo viele Betriebe heute stehen.
Handels- und steuerrechtlich müssen Geschäftsmails jahrelang nachweisbar aufbewahrt werden. Postfächer, die einfach auf dem Server liegen, erfüllen das nicht – sie können gelöscht oder verändert werden. Gleichzeitig wachsen die Postfächer Jahr für Jahr, stoßen an ihre Größengrenze, und alte Mails liegen verstreut in PST-Dateien auf einzelnen Rechnern.
Preis
4,95 € netto je Postfach und Monat (Mindestlaufzeit 12 Monate). Archiviert wird GoBD-konform mit MailStore, gehostet im deutschen Rechenzentrum bei Hetzner. Was Praxen, Kanzleien und Büros mit Berufsgeheimnis zusätzlich beachten, steht auf der Branchenseite.
Unser Vorgehen
Wie wir es angehen.
Wir richten E-Mail-Archivierung mit MailStore ein: automatische Erfassung der ein- und ausgehenden Mails, revisionssichere Archivierung nach GoBD mit Manipulationsschutz, definierte Aufbewahrungsfristen und durchsuchbare Ablage. Bei einer Außenprüfung erhält der Betriebsprüfer Zugriff auf das Archiv (§ 147 Abs. 6 AO). Das Archiv liegt im deutschen Rechenzentrum bei Hetzner. Kompatibel mit Microsoft 365, Exchange und den gängigen Mail-Servern.
Was Sie bekommen
Was zur Leistung gehört.
- 01Archivierung mit MailStore
- 02Automatische Erfassung der ein- und ausgehenden Mails
- 03Revisionssichere Archivierung nach GoBD, mit Manipulationsschutz
- 04Definierte Aufbewahrungsfristen
- 05Schnelle, durchsuchbare Ablage
- 06Zugriff für den Betriebsprüfer nach § 147 Abs. 6 AO
- 07Hosting im deutschen Rechenzentrum (Hetzner)
- 08Kompatibel mit Microsoft 365, Exchange und gängigen Mailservern
E-Mail-Archivierung
Mailserver entlasten, Postfächer schlank halten
Liegt jede Mail sicher im Archiv, müssen Postfächer nicht mehr alles selbst vorhalten. Ältere Nachrichten können nach Absprache aus dem Postfach entfernt werden, die Postfachgröße bleibt überschaubar, und die Quota auf dem Mailserver wird seltener erreicht. Mitarbeitende finden alte Mails trotzdem in Sekunden über die Archivsuche.
- 01Kleinere Postfächer, seltener volle Quota
- 02Ältere Mails nach Absprache aus dem Postfach
- 03Suche im Archiv statt im überfüllten Postfach
E-Mail-Archivierung
Altdaten übernehmen, auch aus PST-Dateien
Viele Betriebe haben Jahrgänge alter Mails in PST-Dateien, Exporten oder ausgedienten Postfächern. Wir übernehmen diese Altdaten in das Archiv, auch aus PST-Dateien, damit sie revisionssicher abgelegt und zusammen mit den neuen Mails durchsuchbar sind. Was übernommen wird, legen wir vorher gemeinsam fest.
- 01Übernahme von Altdaten, auch aus PST-Dateien
- 02Alte und neue Mails in einer Suche
- 03Umfang vorher gemeinsam festgelegt
E-Mail-Archivierung
Zusammen mit Microsoft 365 und Exchange Online
Mit Microsoft 365 und Exchange Online arbeitet das Archiv über die Journal-Archivierung: Ein- und ausgehende Mails werden beim Versand und Empfang erfasst, unabhängig davon, ob jemand sie später im Postfach löscht. Die Postfächer in Microsoft 365 bleiben schlank, und das Archiv liegt getrennt davon im deutschen Rechenzentrum.
- 01Journal-Archivierung für Exchange Online
- 02Erfassung beim Versand und Empfang
- 03Archiv getrennt von Microsoft 365, in Deutschland
Häufige Fragen
Häufige Fragen, kurz beantwortet.
Wie lange müssen Geschäftsmails aufbewahrt werden?
Das richtet sich nach dem Inhalt: Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre (seit 2025 nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz), Bücher und Bilanzen 10 Jahre. Die Archivierung muss GoBD-konform und unveränderbar sein. Welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten, klärt Ihre Steuerberatung.
Was kostet die E-Mail-Archivierung?
4,95 € netto je Postfach und Monat (Mindestlaufzeit 12 Monate). Archiviert wird mit MailStore im deutschen Rechenzentrum bei Hetzner: Preise und Rechner.
Funktioniert das auch mit bestehenden Microsoft 365 Postfächern?
Ja. Wir richten E-Mail-Archivierung kompatibel mit Exchange Online und M365 ein, ohne vorhandene Postfachstrukturen zu verändern.
Können wir alte Mails aus PST-Dateien übernehmen?
Ja. Wir übernehmen Altdaten in das Archiv, auch aus PST-Dateien. Danach sind alte und neue Mails gemeinsam durchsuchbar.
