Praxis, Kanzlei, Büro mit Empfang
IT für Praxen und Kanzleien: Rückruf statt Besetztzeichen.
Montag, 8 Uhr: Das Telefon ist dauerbesetzt, das Praxisprogramm hängt nach dem Update. Das Wartezimmer ist voll. Wir halten Telefon, Software und Sicherung am Laufen und liefern zu jeder Pflicht den Nachweis. Mit Silber fangen wir bei Priorität 1 innerhalb von vier Stunden an.
Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB und Vertrag zur Auftragsverarbeitung sind bei uns Standard.
Prüfliste
Erstgespräch: 45 Minuten, kostenlos.
Für Arzt- und Zahnarztpraxen, Rechtsanwalts- und Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfer: Telefon, Praxis- und Kanzleisoftware und Datenschutz mit Nachweis.
Jede Branche hat eigene Programme und Pflichten. Im Erstgespräch gehen wir die Prüfliste für Ihren Betrieb durch, bei Ihnen oder per Video.
Cloud-Telefonie mit Placetel, eingerichtet bei einem Kunden in der Region.
Die Punkte im Fenster stammen aus dieser Seite. Was davon bei Ihnen zutrifft, klären wir gemeinsam.
Alltag
Rückruf statt Besetztzeichen.
Zwölf Anrufe in zehn Minuten, eine Person am Empfang. So sieht das mit und ohne Rückruf-System aus.
Zwei Leitungen, eine Person, keine Ansage. Wer nicht durchkommt, legt auf.
Was der Empfang in diesen zehn Minuten tut
- Hält den Hörer, während drei weitere Leitungen klingeln
- Schreibt Rückrufnummern auf Zettel
- Wird von der Person am Tresen gefragt, ob sie dran ist
- Verliert den Notfall, weil er in der Schleife hängt
- 8:00 Familie Janssen (Termin für heute, akut)
- wartet 4:10
- 8:01 Apotheke am Markt (Rückfrage zum Rezept)
- aufgelegt
- 8:02 Herr de Vries (Befund abholen?)
- wartet 3:20
- 8:03 Labor Emden (Werte durchgeben)
- besetzt
- 8:05 Frau Ukena (Krankschreibung verlängern)
- aufgelegt
- 8:07 Pflegedienst Nord (Medikationsplan)
- wartet 1:40
- 8:09 unbekannt (zum dritten Mal)
- aufgelegt
- Anrufe verloren
- 3
- längste Wartezeit
- 4:10
- Rückrufe, die der Empfang notieren muss
- 4
- Notfälle erkannt
- 0
Beispiel mit erfundenen Namen und frei gewählten Zahlen, keine Messung. Ihre echten Werte sehen Sie nach der Umstellung im Placetel-Bericht.
Alltag
Drei Fälle aus Praxis und Kanzlei.
- Eine Zahnarztpraxis, nach dem Update„Seit dem Update vom Hersteller startet das Programm nicht mehr. Wer hat das gemacht?“Updates der Praxis- oder Kanzleisoftware spielen wir in Abstimmung mit dem Hersteller ein, außerhalb der Sprechzeiten, mit Sicherung davor. Wenn etwas hakt, drehen wir zurück.Arbeitsplatz und Support
- Eine Steuerkanzlei, vor der Prüfung„Der Datenschutzbeauftragte fragt, ob die Sicherung funktioniert.“Sie bekommen den Nachweis, was gesichert wird, wo es liegt und wie lange. Auf Anforderung führen wir einen Wiederherstellungstest durch und dokumentieren ihn nach Aufwand, mit Datum und Unterschrift.Daten, Cloud und Backup
- Ein Versicherungsbüro, beim Erstgespräch„Das Passwort vom Server steht auf einem Zettel unter der Tastatur am Empfang.“Wir räumen auf: eine Anmeldung je Person, Rechte nach Rolle, Passwortmanager, zweiter Faktor für alles von außen. Danach ist klar, wer worauf zugreifen darf.Sicherheit und Datenschutz
Leistungen
Was wir in Praxis und Kanzlei übernehmen.
- 01Telefon mit Rückruf statt WarteschleifePlacetel aus der Cloud: Ansage mit Wartezeit, Rückrufwunsch per Taste, Umleitung aufs Handy für Notfälle.
- 02Praxis- und KanzleisoftwareBetrieb, Updates und Wiederherstellung in Abstimmung mit dem Hersteller.
- 03DATEV und Kanzlei-ITWir betreuen Ihre Arbeitsplätze und Server vollumfänglich und arbeiten bei der DATEV-Installation und -Wartung eng mit lizenzierten Partnerunternehmen aus der Region zusammen. Die Datensicherung liegt verschlüsselt (AES-256) in Rechenzentren in Deutschland, die Vertraulichkeit sichern wir nach § 203 StGB zu.
- 04TelematikinfrastrukturDie Telematikinfrastruktur (Konnektoren, Kartenterminals) binden wir mit Ihrem bestehenden Fachhändler oder unserem Partner Vodafone Deutschland GmbH an. Wir betreuen Praxisnetzwerk, Arbeitsplätze, PVS-Server und Datensicherung; die zertifizierten TI-Komponenten übernimmt Ihr Fachhändler oder Vodafone. Bei Störungen sind wir Ihr zentraler Ansprechpartner und koordinieren die Behebung.
- 05Datensicherung mit NachweisAußer Haus und verschlüsselt. Einen Wiederherstellungstest führen wir auf Anforderung nach Aufwand durch; Sie erhalten das Testprotokoll.
- 06Datenschutz nach DSGVOAuftragsverarbeitung mit TOM-Anlage, Rollen und Rechte, Löschkonzept, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zusammen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
- 07Arbeitsplätze und Microsoft 365Computer, Drucker, Scanner, Postfächer und Teams, sauber eingerichtet und zentral aktuell gehalten.
- 08WLAN für Wartezimmer und MandantenGäste getrennt vom Praxisnetz, keine Fremdgeräte im Netz mit den Patientendaten.
- 09Dokumente ohne PapierScannen, ablegen, finden: Paperless-ngx oder Nextcloud mit hinterlegten Aufbewahrungsfristen.
Berufsgeheimnisträger
Für Praxen und Kanzleien: Verschwiegenheit ist Standard.
Arzt-, Zahnarzt- und Psychotherapiepraxen, Rechtsanwalts- und Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer: Wer Ihre IT betreut, kommt mit Patienten- oder Mandantendaten in Berührung. Strafrecht und Berufsrecht sehen vor, dass Sie solche Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten. Bei uns müssen Sie das nicht eigens anfragen: Verschwiegenheit nach § 203 StGB und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sind Standard.
- 01Verschwiegenheit, schriftlichVor dem ersten Zugriff verpflichten wir uns schriftlich oder in Textform zur Verschwiegenheit nach § 203 Abs. 4 StGB. Für Steuerberatung zusätzlich nach § 62a StBerG, für Wirtschaftsprüfung nach § 50a WPO, für Rechtsanwälte nach § 43e BRAO.
- 02Auch für UnterauftragnehmerSetzen wir Unterauftragnehmer ein, etwa ein Rechenzentrum oder den Hersteller eines Sicherheitsdienstes, geben wir die Verpflichtung an sie weiter. Wer das ist, steht in der Liste der Unterauftragnehmer zum Auftragsverarbeitungsvertrag.
- 03AuftragsverarbeitungWir schließen mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dazu gehören die TOM-Anlage und die Liste der Unterauftragnehmer.
- 04Datenstandort im VertragDie Kopie der Datensicherung und das Hosting liegen mit AES-256 verschlüsselt in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Falkenstein/Vogtland und Nürnberg (Deutschland, ISO/IEC 27001 zertifiziert). Die Sicherheitsdienste (MDR/XDR) laufen über ein Security Operations Center innerhalb der EU / Deutschland.
Keine Rechtsberatung. Welche Pflichten für Ihren Beruf im Einzelnen gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Kammer oder Ihrer Rechtsberatung. Rechtsstand Oktober 2026.
Pflichten
Zu jeder Pflicht der Nachweis.
Wer Patienten- oder Mandantendaten verarbeitet, muss mehr belegen als andere. Zu jeder Pflicht liefern wir das Papier, das die Prüfung sehen will.
| Pflicht | Gilt für | Was wir liefern |
|---|---|---|
| IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV (§ 75b SGB V) | Vertragsärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, gestaffelt nach Praxisgröße | Umsetzung der Anlagen je Größenklasse, Dokumentation, jährliche Prüfung mit Protokoll |
| Berufsgeheimnis, § 203 StGB | Ärzte, Psychotherapeuten, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer | Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB, schriftlich oder in Textform, als Standard; an Unterauftragnehmer weitergegeben |
| Berufsrecht, § 62a StBerG, § 50a WPO, § 43e BRAO | Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte | Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform, wie das Berufsrecht sie für Dienstleister vorsieht, als Standard |
| Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO | alle, die uns Zugriff auf personenbezogene Daten geben | Vertrag zur Auftragsverarbeitung als Standard, mit TOM-Anlage, Liste der Unterauftragnehmer, Nachweis der Löschung bei Vertragsende |
| Sicherheit der Verarbeitung, Art. 32 DSGVO | alle | Verschlüsselung, Zugriffskonzept, Backup, Protokollierung, Wiederanlaufplan, Stand der Technik dokumentiert |
| Aufbewahrung, § 630f BGB und GoBD | Patientenakte 10 Jahre; Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre (seit 2025 nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz), Handelsbriefe 6 Jahre; Mandantenakten nach Berufsrecht. Die Fristen für Ihren Betrieb klärt Ihre Steuerberatung. | Archiv mit Fristen, revisionssichere Ablage, Export beim Wechsel des Dienstleisters |
| Telematikinfrastruktur | Praxen mit Kassenzulassung | Anbindung mit Ihrem bestehenden Fachhändler oder unserem Partner Vodafone Deutschland GmbH, wir koordinieren Störungen als zentraler Ansprechpartner |
Rechtsstand Oktober 2026, keine Rechtsberatung.
Service-Level
Praxis: Silber, 4 Stunden, mit Rufbereitschaft Gold. MVZ: Gold, 2 Stunden.
- Praxis oder Kanzlei bis 15 ArbeitsplätzeSilber, 4 StundenBei Priorität 1 beginnen wir innerhalb von vier Stunden in den Servicezeiten. Vieles lösen wir aus der Ferne.
- Überwachung und Updates, je Gerät zubuchbar
- Telefon-Hotline mit Rückruf
- Rücksicherungstest mit Protokoll, nach Aufwand
- MVZ, mehrere Standorte, Kanzlei mit FristenGold, 2 StundenWenn ein Stillstand Termine für Dutzende Menschen kostet oder eine Frist läuft, lohnt sich die kürzere Reaktionszeit.
- Reaktion in 2 Stunden, in den Servicezeiten
- Monatliche Systemberichte mit Analyse
- Fester Ansprechpartner
Fragen
Fünf Fragen aus Praxis und Kanzlei.
Dürfen Sie als IT-Dienstleister überhaupt Patienten- oder Mandantendaten sehen?
Ja, wenn es für die Arbeit nötig ist und die Voraussetzungen stimmen: Zugriff nur im Rahmen eines Vorgangs, eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB und Ihrem Berufsrecht und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Beides schließen wir als Standard vor dem ersten Aufschalten.
Wir haben einen Wartungsvertrag mit dem Softwarehersteller. Brauchen wir Sie trotzdem?
Der Hersteller kümmert sich um sein Programm. Server, Netz, Sicherung, Telefon, Arbeitsplätze und die Abstimmung zwischen allen bleiben bei Ihnen. Das übernehmen wir, inklusive der Updates in Absprache mit dem Hersteller.
Können wir beim Wechsel zu Placetel unsere Nummern behalten?
Ja, in der Regel. Wir beantragen die Portierung der Rufnummern und legen den Umstellungstermin soweit möglich außerhalb der Sprechzeiten. Bis dahin läuft die alte Anlage weiter.
Was passiert, wenn der Konnektor ausfällt?
Die Praxis arbeitet weiter, Kartenlesen und eRezept pausieren. Wir prüfen Netz und Praxisrechner aus der Ferne und stimmen uns mit dem zuständigen TI-Partner ab (Ihr bestehender Fachhändler oder Vodafone Deutschland GmbH), der die zertifizierten TI-Komponenten (Konnektor, Kartenterminals) betreut. Wir koordinieren die Störung als Ihr zentraler Ansprechpartner.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit unserem Datenschutzbeauftragten?
Wir liefern die technischen Unterlagen (TOM, Backupnachweis, Rechtekonzept, Protokolle), der Datenschutzbeauftragte prüft und ergänzt die organisatorische Seite. In regelmäßigen Abständen setzen wir uns mit allen Ansprechpartnern zusammen.
Passt dazu
Daten sicher ablegen, sicher zurückholen.
Für Praxen und Kanzleien, auf einen Blick.
Mit der Schweigepflicht müssen Daten sicher liegen und sich zurückholen lassen. Hier steht, womit wir das umsetzen und wie Sie es selbst prüfen.
Leistungen und Produkte
- ProduktDatensicherungVor Ort und auf deutschen Servern, Test-Rückspielung auf Anforderung nach Aufwand.Ansehen
- ProduktCloud-BackupServer, Microsoft 365 und Arbeitsplätze außer Haus gesichert.Ansehen
- ProduktXDR und MDRAngriffe erkennen und stoppen, möglichst bevor Daten verschlüsselt werden. Mit MDR schaut das Team des Anbieters rund um die Uhr.Ansehen
- LeistungE-Mail-ArchivierungGeschäftsmails automatisch erfasst, gegen Veränderung geschützt und durchsuchbar aufbewahrt, nach GoBD und § 147 AO.Ansehen
Werkzeuge
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