Kitas, Gemeinden, kirchliche Träger

IT für Kitas und Kirchen: Datenschutz, der im Alltag hält.

Fotos von Kindern landen auf privaten Handys. Die Bildungsdokumentation liegt auf einem Rechner, den niemand sichert. Die Technik ist klein, die Verantwortung groß. Wir richten Tablets, Sicherung und Zugänge so ein, dass der Datenschutz im Alltag hält, nach DSG-EKD, KDG oder DSGVO. Und Sie können es nachweisen.

Erstgespräch vereinbaren Was braucht Ihre Einrichtung?

Wir kennen den Alltag im Gemeindebüro, vom Gemeindebrief bis zum Kirchenbuch.

Skizze: Kirche, Gemeindehaus und Kita eines Trägers mit gemeinsamer Sicherung; dazu die Prüfliste, welches Datenschutzrecht gilt.

Prüfliste

Erstgespräch: 45 Minuten, kostenlos.

Für Kitas, Kirchengemeinden, Diakonie, Caritas und Stiftungen: Datenschutz nach kirchlichem Recht, mit Nachweis.

Jede Branche hat eigene Programme und Pflichten. Im Erstgespräch gehen wir die Prüfliste für Ihren Betrieb durch, bei Ihnen oder per Video.

Betreute Firmen: mehr als 200 in Ostfriesland und auf den Inseln
Datenschutz: DSG-EKD, KDG, DSGVO
Abrechnung: je Einrichtung, ein Vertrag
Erreichbar: Mo bis Fr, 8 bis 17 Uhr

Auf einen Blick

Eine Anlaufstelle für alle Einrichtungen eines Trägers, Abrechnung je Einrichtung. Technik für die Anforderungen von DSG-EKD, KDG oder DSGVO, mit Nachweismappe. Dazu Gruppen-Tablets, Eltern-App, Gemeindebüro, Gäste-WLAN und Telefon mit Rufumleitung.

Kirche und GemeindehausBüro, Pfarrhaus, Gäste-WLAN
KitaLeitungs-PC, Gruppen-Tablets
RechenzentrumSicherung in Deutschland

Ein Träger, mehrere Häuser: Kirche, Gemeindehaus und Kita teilen sich Sicherung und Verwaltung, jedes Haus hat sein eigenes WLAN.

Beispiel einer Prüfliste: was wir im Erstgespräch zuerst klären.

Die Punkte im Fenster stammen aus dieser Seite. Was davon bei Ihnen zutrifft, klären wir gemeinsam.

Drei Arten von Einrichtung

Was wir vorfinden, was wir einrichten.

Ein Leitungs-PC im Büro, Tablets in den Gruppen, eine Eltern-App, ein Drucker, der seit dem letzten Update nicht mehr scannt. Die Leitung ist gleichzeitig IT-Abteilung, und die hat eigentlich eine Gruppe zu betreuen.

Was wir oft vorfinden
- Fotos von Kindern landen auf privaten Handys, weil das Gruppen-Tablet zu langsam ist.
- Die Bildungsdokumentation liegt auf einem Rechner, den niemand sichert.
- Der Träger hat fünf Kitas und fünf verschiedene Systeme, jedes mit eigenem Passwortzettel.
Was wir einrichten
- Verwaltete Gruppen-Tablets mit Kamera-Ordner, der direkt verschlüsselt im Träger-Speicher landet.
- Datensicherung der Leitungs-PCs und der Dokumentation, täglich und außer Haus.
- Ein Standard für alle Einrichtungen eines Trägers, vernetzt über eine sichere Standortverbindung.
- Eltern-App mit Einwilligungsverwaltung, eingerichtet und dokumentiert.

Datenschutz

Unterlagen für DSG-EKD und KDG.

Für viele kirchliche Einrichtungen gilt statt der DSGVO ein eigenes Datenschutzrecht.

Die Kirchen regeln den Datenschutz selbst. Evangelische Einrichtungen arbeiten nach dem DSG-EKD, katholische nach dem KDG, beide mit eigener Aufsicht. In Ostfriesland betrifft das vor allem die Evangelisch-lutherische Landeskirche Hannovers und die Evangelisch-reformierte Kirche mit Sitz in Leer. Für die IT heißt das: andere Vertragsklauseln, andere Meldewege bei Pannen, inhaltlich aber sehr ähnliche Pflichten.

Einrichtung	Gesetz	Aufsicht	Für die IT heißt das
Evangelische Einrichtungen	DSG-EKD, das Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland	Datenschutzaufsicht der EKD	IT-Sicherheitsverordnung der EKD (ITSVO-EKD) verlangt ein Sicherheitskonzept. Verträge mit Dienstleistern brauchen kirchliche Klauseln.
Katholische Einrichtungen	KDG, das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz	Diözesandatenschutzbeauftragte, für Ostfriesland Bistum Osnabrück	Vergleichbare Pflichten wie DSG-EKD, eigene Formulare für Auftragsverarbeitung und Meldung von Datenpannen.
Freie und kommunale Träger	DSGVO und Niedersächsisches Datenschutzgesetz	Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen	Das, was für jeden Betrieb gilt. Bei kommunalen Kitas zusätzlich die Vorgaben der Gemeinde.

Was wir liefernAuftragsverarbeitungsvertrag mit kirchlicher Klausel, Verzeichnis der technischen Maßnahmen, Sicherungs- und Wiederherstellungsprotokoll, Rechtekonzept. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten; wir liefern die Technik und die Unterlagen dazu.Ratgeber: Datenschutz in Kita und Kirchengemeinde →

Was braucht Ihre Einrichtung?

Drei Angaben, eine erste Empfehlung.

Eine Orientierung aus unserer Erfahrung mit Kitas und Gemeinden. Nichts wird gespeichert. Das genaue Angebot kommt nach dem Erstgespräch.

Art der Einrichtung

Arbeitsplätze, Tablets eingerechnet

Standorte

Empfehlung für Kita, 4 bis 10 Arbeitsplätze, 1 StandortBronzeReaktion bei Priorität 1 innerhalb von 8 Stunden in den Servicezeiten. Für eine einzelne Einrichtung mit wenig Technik reicht das.

Cloud-Backupin der Regel
Verwaltete Gruppen-Tabletsmit Foto-Ordner
Microsoft 365 für Gemeinnützigefür gemeinnützige Organisationen
Schulung Datenschutz1 Stunde je Team

Service-Level ab 99,90 € netto je Vertrag und Monat, Überwachung und Virenschutz je Arbeitsplatz. Für Träger: ein Vertrag je Einrichtung oder ein Rahmenvertrag nach Absprache.Empfehlung besprechen

Träger

Ein Vertrag, Rechnung je Haus.

Mehrere Einrichtungen unter einem Vertrag, mit einem gemeinsamen Standard.

01Eine AnlaufstelleFür alle Häuser eines Trägers dieselbe Nummer und eine gemeinsame Dokumentation. Die Leitungen müssen nicht jedes Mal erklären, wie es bei ihnen aussieht.
02Abrechnung je EinrichtungEin Rahmenvertrag mit dem Träger, die Rechnung auf Wunsch je Kita oder Gemeinde. Passend für Kostenstellen und Förderanträge.
03Ein Standard für alleAlle Häuser bekommen dieselben Geräte, Einstellungen und Sicherung. Eine neue Einrichtung binden wir mit demselben Standard ein.
04Vergabe und UnterlagenUnterlagen für Ausschreibungen nach kirchlichem oder kommunalem Vergaberecht, dieselben wie für öffentliche Auftraggeber.

Vergabeunterlagen, Nachweise und Ansprechpersonen: Vergabepaket ansehen

Rechenbeispiel

Träger mit 12 Häusern: Rahmenvertrag oder Vertrag je Haus?

Im Rahmenvertrag gilt ein Service-Level für alle Häuser; die Ausweitung auf die weiteren Häuser kalkulieren wir nach Angebot. Alternativ bekommt jedes Haus einen eigenen Vertrag. Gerechnet sind nur die Service-Level; die Module je Gerät und die Arbeitszeit kommen in beiden Fällen gleich dazu.

Monatspreise netto für einen Träger mit 12 Häusern
Service-Level	Rahmenvertrag mit 12 Standorten	12 Verträge, einer je Haus
Basis	15 € + Ausweitung auf 11 weitere Häuser nach Angebot	12 × 15 € = 180 €
Bronze	99,90 € + Ausweitung auf 11 weitere Häuser nach Angebot	12 × 99,90 € = 1.198,80 €
Silber	199 € + Ausweitung auf 11 weitere Häuser nach Angebot	12 × 199 € = 2.388 €
Gold	299,90 € + Ausweitung auf 11 weitere Häuser nach Angebot	12 × 299,90 € = 3.598,80 €

Preise netto je Monat aus unserer Preisliste. Die Ausweitung des Service-Levels auf weitere Häuser hat keinen Listenpreis, sie steht im Angebot. Die kleinste Stufe ist Basis mit 15 € je Vertrag, ohne zugesagte Reaktionszeit.

Preise und Rechner ansehen →

Einrichtungen

Fördergeld und günstige Lizenzen.

Fördergeld gibt es nur auf Antrag. Wir helfen bei den Unterlagen.

Digitalisierung in KitasFür Ausstattung und Medienbildung in Kindertagesstätten gibt es teils Förderprogramme von Land und Kommunen. Wir liefern Angebot und Leistungsbeschreibung in der Form, die der Antrag verlangt.
Kirchliche RahmenverträgeLandeskirchen und Diözesen haben teils Rahmenverträge für Geräte und Software. Wo es sie gibt, arbeiten wir damit.
Lizenzen für GemeinnützigeMicrosoft und andere Hersteller geben gemeinnützigen Organisationen vergünstigte oder kostenlose Lizenzen. Wir prüfen die Berechtigung und richten sie ein.

Zum Fördermittel-Finder →

Passt dazu

Was Kitas und Gemeinden am häufigsten nutzen.

Sicherung, Cloud und Schulung, auf einen Blick.

Fragen

Fünf Fragen aus Kita und Gemeinde.

Gilt für uns die DSGVO oder das kirchliche Datenschutzrecht?

Für verfasste Kirche und ihre Einrichtungen gilt in der Regel das kirchliche Recht, also DSG-EKD oder KDG. Bei freien Trägern hängt es von der Zuordnung zur Kirche ab. Wir richten die Technik so ein, dass sie die technischen Anforderungen beider Regelwerke unterstützt, und schreiben die Verträge mit der passenden Klausel. Die rechtliche Bewertung liegt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Können Sie mit der Software der Landeskirche arbeiten?

Für Kirchenbuch, Meldewesen und Finanzen geben die Landeskirchen oft Verfahren vor. Wir binden diese an, sorgen für Zugänge und Sicherung, ändern aber nichts an den Verfahren selbst.

Wir sind ein Träger mit vielen kleinen Einrichtungen. Wie wird abgerechnet?

Ein Rahmenvertrag mit dem Träger, die Abrechnung auf Wunsch je Einrichtung. So landen die Kosten in der richtigen Kostenstelle und im richtigen Förderantrag.

Dürfen Erzieherinnen Fotos mit dem eigenen Handy machen?

Davon raten wir ab. Wir richten Gruppen-Tablets so ein, dass Fotos direkt im geschützten Speicher landen und nicht in einer privaten Galerie. Die Einwilligung der Eltern bleibt Voraussetzung.

Was ist mit Ehrenamtlichen?

Ehrenamtliche bekommen einen eigenen, eingeschränkten Zugang, zum Beispiel für den Gemeindebrief oder den Kalender. Endet das Ehrenamt, sperren wir den Zugang auf Anforderung.

Zum Mitnehmen