Eigene IT-Kraft oder Dienst­leister:Rechnung für einen Betrieb mit 20 Leuten

01Die Frage, die bei 20 Leuten kommt

Bis zehn Leute kümmert sich der Chef oder die Chefin. Ab 40 gibt es meist jemanden für IT. Dazwischen, bei 20 Beschäftigten, zwei Servern und einer Handvoll Programme, die laufen müssen, wird gerechnet. Diese Rechnung machen wir hier für einen Beispielbetrieb: 20 Arbeitsplätze, ein Server, Microsoft 365, eine Branchensoftware, ein Standort auf dem Festland. Wir sind Dienstleister. Lesen Sie den Text als Argument einer Seite, mit den Gegenargumenten, die wir für berechtigt halten.

02Voll­kosten­rechnung: eine IT-Kraft

Für eine Fachkraft für Systemintegration gilt das Bruttogehalt als Ausgangswert. Darauf kommen Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Fahrzeug oder Fahrtkosten, Weiterbildung, Werkzeuge und Lizenzen für Fernwartung und Überwachung, die ein Dienstleister sonst mitbringt.

Im Beispiel liegen die Vollkosten bei rund dem 1,37-fachen des Bruttogehalts, für eine Person, die bei 20 Arbeitsplätzen nach unserer Erfahrung etwa ein Drittel ihrer Zeit mit IT im engeren Sinn ausgelastet ist. Der Rest wird zu „kannst du mal eben“: Drucker, Handys, Beamer, der Webshop, die Telefonanlage. Das ist nicht wertlos, aber es ist nicht das, wofür die Stelle geschaffen wurde.

03Dieselbe Leistung vom Dienst­leister

Für denselben Betrieb sähe unser Angebot so aus: Silber für 20 Arbeitsplätze und einen Server: vier Stunden Reaktionszeit bei Priorität 1 in den Servicezeiten und monatliche Systemberichte. Dazu Überwachung und Virenschutz je Arbeitsplatz, Servermonitoring und Stunden für Projekte und Helpdesk.

Im Beispielbetrieb liegt der Dienstleister deutlich unter den Vollkosten der eigenen Stelle; je nach Projektumfang wird der Abstand kleiner. Die Zahl schwankt stark mit der Zahl der Projekte; ein Jahr mit Umzug und Serverwechsel kann doppelt so teuer werden. Trotzdem bleibt ein deutlicher Abstand.

04Der Vergleich in einer Tabelle

05Urlaub, Krankheit, Kündigung

Eine Person hat 30 Urlaubstage, im Schnitt zehn Krankheitstage und irgendwann einen Grund zu gehen. In diesen Wochen gibt es im Betrieb niemanden, der das Passwort für die Firewall kennt. Das ist kein theoretisches Risiko; es kommt vor, dass uns Betriebe anrufen, deren IT-Kraft seit drei Wochen krank ist und bei denen die Sicherung seit drei Wochen rot blinkt.

Ein Dienstleister hat dieses Problem nicht, dafür ein anderes: Er kennt Ihren Betrieb nur so gut, wie er dokumentiert ist. Fragen Sie deshalb jeden Anbieter, wie seine Dokumentation aussieht und ob Sie sie sehen dürfen. Bei uns liegt sie im Kundenportal.

06Das Wissens­monopol

Das größte Risiko einer einzelnen IT-Kraft ist, dass sie unersetzlich wird. Nach drei Jahren weiß nur sie, warum der Server so heißt, wo das Backup liegt und welcher Drucker nur über Umwege geht. Das ist niemandem vorzuwerfen; es passiert, weil Dokumentieren Zeit kostet und niemand danach fragt.

Das Gegenargument gilt auch: Ein Dienstleister kann ebenfalls zum Monopol werden, wenn er Zugangsdaten nicht herausgibt oder die Dokumentation als sein Eigentum behandelt. Prüfen Sie das im Vertrag, bevor Sie unterschreiben.

07Der Kümmerer im Haus, der Dienst­leister dahinter

Was bei Betrieben dieser Größe oft am besten funktioniert, ist eine Person im Haus, die ohnehin da ist: Büroleitung, Technikerin, der junge Kollege aus dem Lager. Als Kümmerer nimmt sie Anrufe aus dem Team an, löst die einfachen Dinge selbst, weiß, wo der Router steht, und ist unser Ansprechpartner. Das kostet etwa einen halben Tag pro Woche, und der Dienstleister steht dahinter für alles, was mehr ist.

Dieses Modell verlangt zwei Dinge: Der Kümmerer braucht Zeit, die ihm offiziell gegeben wird, und er braucht Zugang zum Ticketsystem des Dienstleisters, damit nicht alles über sein Handy läuft. Beides regeln wir im Erstgespräch. Wie der Vertrag aus Pauschale und Stunden aufgebaut ist, den die meisten unserer Kunden fahren, steht im Ratgeber Managed Service.

08Wann die eigene IT-Kraft trotzdem richtig ist

• Software ist Ihr Produkt. Wer eigene Software entwickelt oder stark anpasst, braucht die Person im Haus, nicht wegen der Rechner, sondern wegen des Produkts.
• Produktion mit Maschinensteuerung. Wenn die Halle steht, weil ein Rechner steht, sind Minuten entscheidend. Dann ist die Person vor Ort ihr Geld wert, und der Dienstleister bleibt zweite Ebene.
• Mehrere Standorte, viel Wandel. Ab etwa 50 Beschäftigten oder drei Standorten kippt die Auslastung, und die eigene Stelle rechnet sich wieder.
• Vorgaben. Manche Branchen und Verwaltungen verlangen einen benannten IT-Verantwortlichen im Haus. Dann ist die Frage entschieden; der Dienstleister bleibt Unterstützung.

09Checkliste: sieben Fragen vor der Entscheidung

• Wie viele Stunden IT-Arbeit fallen bei uns wirklich an? Vier Wochen lang aufschreiben.
• Was kostet uns eine Stunde Stillstand von 20 Leuten? Diese Zahl entscheidet die Reaktionszeit.
• Gibt es jemanden im Haus, der Kümmerer sein will und darf, mit Zeit dafür?
• Wo liegt heute die Dokumentation, und wer außer einer Person kann sie lesen?
• Bei eigener Stelle: Wer vertritt bei Urlaub und Krankheit, mit Zugangsdaten?
• Bei Dienstleister: Gehört uns die Dokumentation, steht die Reaktionszeit als Zahl im Vertrag?
• Beide Varianten mit dem Vergleichswerkzeug durchgerechnet, mit eigenen Zahlen

Mit dem Vergleichswerkzeug können Sie die Tabellen oben mit Ihren eigenen Werten füllen. Es rechnet beide Wege und das Mischmodell nebeneinander.