Welche Pflichten gelten
Elektronische Kassen brauchen in der Regel eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Die TSE protokolliert jeden Vorgang fälschungssicher: Beginn, Ende, Betrag, Zahlart und eine fortlaufende Signatur. Dazu kommen weitere Pflichten, die in der Praxis öfter übersehen werden als die TSE selbst: die Belegausgabe, die Meldung der Kasse ans Finanzamt und die Aufbewahrung der Daten.
Wer eine offene Ladenkasse führt, also eine Schublade ohne Elektronik, hat andere Pflichten als ein Betrieb mit elektronischer Kasse. Für einen Betrieb mit mehr als einer Handvoll Buchungen am Tag ist das in der Regel der aufwendigere Weg, weil er Zeit kostet.
Die TSE und ihr Ablaufdatum
Eine TSE ist entweder ein Hardware-Modul (USB-Stick oder SD-Karte in der Kasse) oder ein Cloud-Dienst. Beide Varianten haben ein Zertifikat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, und dieses Zertifikat läuft ab. Wie lange das Zertifikat gilt, hängt vom Modell ab und steht in den Unterlagen des Herstellers.
Läuft das Zertifikat ab, signiert die TSE nicht mehr gültig; technisch gehört ein abgelaufenes Modul getauscht. Das Ablaufdatum steht im Kassensystem unter den TSE-Informationen oder auf dem Modul selbst.
Belegausgabe, auch am Tresen
Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden. Der Kunde muss ihn nicht mitnehmen, Sie müssen ihn aber anbieten. Der Beleg darf elektronisch sein, etwa als QR-Code auf dem Display oder per Link, wenn der Kunde zustimmt. Das spart Papier und ist bei einer Kasse mit Kundendisplay der sauberste Weg.
Ein ordentliches Kassensystem erzeugt die Angaben auf dem Beleg automatisch; ein selbst gebauter Bon aus einer Tabellenkalkulation tut es nicht.
Meldung ans Finanzamt
Die Kasse melden Sie dem Finanzamt über ELSTER; auf Wunsch übernehmen wir die Meldung mit Ihnen oder Ihrer Steuerberatung. Was steuerlich für Ihren Betrieb gilt, klärt Ihre Steuerberatung. Wir liefern die technischen Angaben dazu: Art und Seriennummer von Kasse und TSE sowie das Anschaffungsdatum.
Was die Kassen-Nachschau sehen will
Eine Kassen-Nachschau kann ohne Ankündigung erfolgen. Typischerweise werden verlangt:
- Der Datenexport im Format DSFinV-K, also die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme.
- Die Verfahrensdokumentation: welche Kasse, welche TSE, wer bedient sie, wie werden Storni behandelt, wie wird Trinkgeld gebucht, wie werden Tagesabschlüsse erstellt.
- Die Z-Bons oder Tagesabschlüsse der letzten Zeit und das Kassenbuch, wenn Bargeld gezählt wird.
- Die Protokolle der TSE, inklusive Ausfallzeiten.
Wie lange diese Unterlagen aufzubewahren sind, hängt von der Art des Dokuments ab. Wichtig ist: Die Daten müssen auch nach einem Kassenwechsel lesbar bleiben. Wer die alte Kasse verkauft, ohne die Daten zu sichern, hat ein Problem.
Wenn die TSE in der Saison ausfällt
Fällt die TSE aus, sollten Sie den Ausfall dokumentieren: Beginn, Ende, Grund und was in der Zeit gebucht wurde. Technisch heißt das: ein Ersatzmodul vorhalten oder rechtzeitig einen Ersatz organisieren.
Auf den Inseln ist das der entscheidende Punkt. Die nächste Fähre ist nicht immer heute. Deshalb empfehlen wir bei Insel-Betrieben ein Ersatzmodul vor Ort oder eine Cloud-TSE, die keinen physischen Tausch braucht, sofern eine unterbrechungsfreie Internetverbindung bzw. eine Mobilfunk-Reserve vorhanden ist. Beides rechnen wir vor der Saison gern mit Ihnen durch.
Kostenpositionen: Café auf Norderney
Ein Café mit einer Theke, einer mobilen Kasse für die Terrasse und etwa 250 Bons am Tag in der Saison. Die Tabelle zeigt, welche Kosten anfallen, nicht wie hoch sie sind. Die Mengen sind Beispiele; die Preise für Module, Cloud-TSE und Einrichtung stehen in Ihrem individuellen Angebot, weil sie vom TSE-Anbieter und von Ihrer Ausstattung abhängen.
| Position | Menge | Preis |
|---|---|---|
| Zwei TSE-Module (Theke, mobil), Hardware | 2 Module | einmalig je Modul, laut individuellem Angebot |
| Oder Cloud-TSE für zwei Kassen | 2 Kassen | jährlich je Kasse, laut individuellem Angebot |
| Einrichtung und Verfahrensdokumentation | 1 Einsatz | nach Aufwand zum Stundensatz, Umfang im individuellen Angebot |
| Ersatzmodul vor Ort (nur Hardware-Variante) | 1 Modul | einmalig je Modul, laut individuellem Angebot |
| Tausch nach Zertifikatsablauf | 2 Module | je Modul laut individuellem Angebot, plus Arbeitszeit |
| Ein Tag Kassenausfall im August | nicht bezifferbar | Umsatzausfall |
Die Cloud-TSE fällt nicht aus dem Fach, läuft nicht unbemerkt ab und braucht keinen Fährtermin für den Tausch. Für die Inseln ist sie oft die bessere Wahl, für einen Betrieb mit stabiler Kasse auf dem Festland ist Hardware mit Ersatzmodul ebenso gut. Eine Cloud-TSE setzt eine aktive Internetverbindung voraus; bei Leitungsausfall ist eine Mobilfunk-Reserve erforderlich. Die Kosten rechnen wir im Angebot gegeneinander.
Checkliste vor der Saison
Wer alle acht Punkte abhaken kann, ist für eine Nachschau gut vorbereitet. Wer bei zwei oder mehr Punkten unsicher ist, sollte das vor Ostern klären.
