Welche Pflichten gelten
Eine Arztpraxis muss ihre Patientenakten über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist lesbar vorhalten; die Fristen im Einzelnen klärt die Praxis mit ihrer Beratung. Seit die Akte digital geführt wird, heißt Aufbewahren nicht mehr „im Keller lagern“, sondern „jederzeit lesbar und unverändert vorhalten“. Das ist nur mit einer Datensicherung möglich, die regelmäßig läuft, außerhalb der Praxis liegt und nachweislich zurückgespielt werden kann.
Dazu kommt die DSGVO. Patientendaten sind Gesundheitsdaten und damit die sensibelste Kategorie; nach einem Ausfall müssen sie rasch wiederhergestellt werden können. Ein Datenverlust durch Verschlüsselungstrojaner oder einen defekten Server kann eine meldepflichtige Datenpanne sein (Art. 33 DSGVO); die Bewertung trifft die verantwortliche Praxis, hilfreich ist Ihr Datenschutzbeauftragter.
Die KBV-Richtlinie konkret
Die Kassenärztliche Bundesvereinigung hat eine IT-Sicherheitsrichtlinie für Praxen veröffentlicht, die nach Praxisgröße unterscheidet. Welche Anforderungen für Ihre Praxis gelten, klärt Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihre Beratung. Unter anderem geht es um:
- Datensicherungen regelmäßig durchführen, die Sicherungen vor unbefugtem Zugriff schützen und getrennt vom Produktivsystem aufbewahren.
- Die Wiederherstellung regelmäßig testen und das Ergebnis festhalten.
- Mobile Geräte und Praxisverwaltungssysteme nur mit aktuellen Updates betreiben, Smartphones mit Praxisdaten verschlüsseln.
- Für größere Praxen zusätzlich: Netzsegmentierung, dokumentierte Zuständigkeiten, Protokollierung.
Die Richtlinie sagt nicht, welches Produkt Sie nutzen sollen. Sie sagt, dass es eine Sicherung geben muss, dass sie getrennt liegen muss und dass die Rückspielung geprüft wird. Typische Lücken liegen an diesen drei Punkten: Die Sicherung läuft auf eine Festplatte, die im selben Serverschrank steckt, und niemand hat je versucht, daraus eine Akte zurückzuholen.
Was gesichert werden muss
Das Praxisverwaltungssystem, egal ob medatixx, CGM, T2med oder ein anderes, besteht aus einer Datenbank und einem Dateibereich mit Dokumenten, Bildern, Briefen und Befunden. Beides gehört in die Sicherung, und zwar konsistent: Eine Datenbank, die mitten in einer Buchung kopiert wird, ist unbrauchbar. Jedes Praxissystem bringt dafür eine eigene Sicherungsfunktion oder eine Schnittstelle mit, die vor dem Kopieren einen sauberen Stand erzeugt. Dazu kommen:
- Der Konnektor der Telematikinfrastruktur und seine Konfiguration; wo sie sich nicht sichern lässt, legen wir ein Konfigurationsblatt ab.
- Geräteanbindungen: Labor, EKG, Sonografie, Röntgen mit eigenen Datenablagen.
- Das Mailpostfach der Praxis, KIM-Nachrichten und eArztbriefe.
- Die Abrechnungsdateien je Quartal, die Dokumentation des Hygieneplans, Personalunterlagen.
- Der Server selbst als Abbild, damit nach einem Totalausfall nicht nur die Daten, sondern das ganze System in Stunden statt Tagen zurückkommt.
Wie eine Sicherung aussehen sollte
Die bewährte Regel lautet 3-2-1: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außer Haus. Für eine Praxis bedeutet das:
| Stufe | Wo | Rhythmus |
|---|---|---|
| Produktivdaten | Praxisserver | laufend |
| Erste Sicherung | NAS im abschließbaren Technikraum, nicht im selben Gehäuse | täglich, abends |
| Zweite Sicherung | verschlüsselt in ein Rechenzentrum in Deutschland | täglich, nachts |
| Abbild des Servers | NAS und Rechenzentrum | wöchentlich |
| Quartalsstand | getrenntes Medium, nicht überschreibbar | je Quartal, über die Aufbewahrungsfrist |
Zwei Dinge sind wichtig, die in Preislisten selten stehen. Erstens: Die Sicherung muss gegen Verschlüsselung geschützt sein. Ein Trojaner, der den Server verschlüsselt, verschlüsselt auch eine angeschlossene Sicherungsplatte. Die Sicherung braucht deshalb eigene Zugangsdaten, die auf dem Server nicht gespeichert sind, und am besten einen Stand, der nach dem Schreiben nicht mehr verändert werden kann. Zweitens: Der Abstand zwischen zwei Sicherungen ist der Zeitraum, den Sie im Ernstfall verlieren. Täglich heißt ein Behandlungstag. Für eine Praxis mit viel Dokumentation kann eine zusätzliche Sicherung am Mittag sinnvoll sein.
Die Richtlinie verlangt den Test ausdrücklich: einmal im Quartal eine zufällig gewählte Patientenakte aus der Sicherung des Vortags zurückspielen und mit dem Original vergleichen, einmal im Jahr das Serverabbild starten. Wie so ein Test abläuft, steht im Vergleich der Sicherungsarten.
Nachweis gegenüber Prüfern
Prüfer wollen Belege sehen. Drei Dokumente reichen in der Regel aus:
- Das Sicherungskonzept: eine Seite, auf der steht, was wann wohin gesichert wird, wer zuständig ist und wie die Zugangsdaten verwahrt werden.
- Die Protokolle: ein automatischer Bericht je Sicherungslauf, mindestens mit Datum, Umfang und Ergebnis. Ein fehlgeschlagener Lauf ist kein Problem, solange ihn jemand bemerkt.
- Das Testprotokoll: die Quartals- und Jahrestests mit Datum, Verfahren, Dauer und Unterschrift.
Dieselben drei Dokumente fragen Cyber-Versicherungen häufig ab. Bei einer Datenpanne kann die Aufsichtsbehörde nach den technischen und organisatorischen Maßnahmen fragen; diese Unterlagen belegen sie.
Beispiel: Praxis mit drei Behandlungsräumen
Eine Hausarztpraxis in Aurich mit drei Behandlungsräumen, einem Server, sechs Arbeitsplätzen, einem Sonografiegerät und etwa 1.800 Patientenkontakten im Quartal. Datenbestand rund 400 Gigabyte, Zuwachs etwa 30 Gigabyte im Jahr (Beispielwerte).
| Position | Menge | Rechenweg |
|---|---|---|
| NAS mit zwei gespiegelten Platten, im Technikraum | 1 Gerät | Preis nach Angebot, einmalig |
| Sicherungssoftware mit Abbild und Schutz vor Verschlüsselung | 1 Lizenz | Preis nach Angebot, einmalig |
| Rechenzentrum in Deutschland, 1 Terabyte verschlüsselt | 1.000 GB | 300 GB je Gerät für 12,99 € im Monat, ab 20 Geräten nach Angebot, mehr Speicher auf Anfrage |
| Einrichtung, Konzept, erster Rückspieltest | 1 Einsatz | Stunden × Stundensatz |
| Überwachung der Läufe, Protokolle, Wiederherstellungstests auf Anforderung nach Aufwand | laufend | Überwachung je Gerät und Monat; Tests nach Aufwand |
| Summe | Einmalig: Hardware, Software, Einrichtung | Monatlich: Rechenzentrum und Überwachung |
Zum Vergleich: Ein Tag Praxisausfall kostet bei dieser Größe die Einnahmen eines Tages plus die Nacherfassung aller Kontakte, und bei einem Verlust von Patientendaten kann eine Meldung an Aufsicht und Betroffene nötig sein (Art. 33 und 34 DSGVO; die Bewertung trifft die Praxis). Die Mengen oben sind Beispielwerte; Preise nennen wir im Angebot.
